Tagihan
Modul Tagihan merupakan salah satu komponen inti dalam aplikasi PortaHub yang dirancang untuk mengelola dan mendokumentasikan kewajiban pembayaran dari para penghuni estate (komplek perumahan, apartemen, atau kawasan hunian lainnya). Modul ini menjadi fondasi utama dalam proses penagihan dan pencatatan transaksi keuangan antara pihak pengelola estate dan penghuni.
🎯 Tujuan
Tujuan utama dari modul ini adalah:
- Memberikan sistem yang terstruktur dan transparan dalam pembuatan dan distribusi tagihan kepada penghuni.
- Memastikan setiap layanan atau biaya yang dikenakan kepada penghuni tercatat dengan akurat dan dapat ditelusuri.
- Mendukung proses penagihan rutin maupun insidental dengan fleksibel.
- Menyediakan dasar bagi pencatatan pembayaran dan pelaporan keuangan.
⚙️ Fitur Utama
Pembuatan Tagihan Otomatis dan Manual
- Tagihan dapat dibuat secara otomatis (melalui penjadwalan) berdasarkan langganan layanan (misalnya: Iuran Pengelolaan Lingkungan, Air, Iuran warga) atau secara manual.
- Import data tagihan outstanding (⚠️ hanya digunakan saat awal implementasi ).
Pengelompokan Tagihan Berdasarkan Unit atau Penghuni
- Setiap tagihan dikaitkan langsung ke unit properti tertentu, dengan identitas penghuni sebagai penerima tagihan.
Jenis Tagihan yang Fleksibel
- Mendukung berbagai jenis tagihan seperti: Iuran bulanan (Iuran Pengelolaan Lingkungan, Air)
Periode dan Jatuh Tempo
- Masing-masing tagihan memiliki informasi periode tagihan dan tanggal jatuh tempo yang jelas.
Dukungan Nilai Unik dan Pembulatan Nilai Tagihan
- Sistem memungkinkan penambahan nilai unik dan pembulatan tagihan, yang digunakan untuk membuat nilai tagihan selalu unik. Sehingga dapat lebih memudahkan pengelola untuk mengidentifikasi pembayaran yang dilakukan penghuni.
Dukungan Diskon dan Pajak
- Sistem memungkinkan penambahan pajak atau pemberian diskon (baik persentase maupun nominal tetap).
Status Pembayaran
- Setiap tagihan memiliki status: Belum Dibayar, Sebagian, atau Lunas, yang diperbarui secara otomatis ketika pembayaran dicatat.
Distribusi Tagihan via WhatsApp
- Sistem dapat mengirimkan info tagihan secara masal (broadcast) via aplikasi WhatsApp
Integrasi dengan Modul Pembayaran
- Pembayaran yang masuk akan otomatis mengurangi saldo tagihan, termasuk mendukung pelunasan sebagian dan multi-tagihan dalam satu transaksi.
Otomatisasi pembayaran via Deposit
- Sistem akan secara otomatis mengurangi nilai deposit pelanggan untuk dijadikan pembayaran, saat tagihan dibuat.
Riwayat dan Audit Trail
- Seluruh aktivitas terkait tagihan seperti pembuatan, perubahan, hingga pembayaran tercatat untuk kebutuhan audit dan pelaporan.
🧩 Hubungan dengan Modul Lain
Modul Tagihan terintegrasi erat dengan modul-modul lain dalam sistem, seperti:
- Modul Unit Properti: Untuk menentukan tagihan per unit.
- Modul Layanan / Paket Langganan: Menentukan komponen biaya berulang.
- Modul Pelanggan / Penghuni: Menentukan siapa yang menjadi penerima tagihan.
- Modul Pencatatan Penggunaan Utilitas: Pencatatan penggunaan utilias (Meteran Air, Listrik, dsb)
- Modul Pembayaran: Untuk mencatat pelunasan tagihan.
- Modul Laporan: Untuk menghasilkan laporan keuangan bulanan, piutang, dan rekap pembayaran.
Akses Modul
Halaman utama modul tagihan :
Halaman utama modul tagihan
Melihat & Mengelola Daftar Tagihan
Pada halaman utama modul tagihan, anda dapat :
- Melihat semua tagihan berdasarkan filter (proyek, bulan, status invoice).
- Mencari berdasarkan nama penghuni atau unit.
- Melihat status pembayaran (Belum Dibayar / Sebagian / Lunas).
- Klik salah satu tagihan untuk melihat detailnya.
- Mengatur halaman data yang ditampilkan.
- Ekspor daftar tagihan ke format file pdf,excel.
- Menampilkan/menyembunyikan kolom pada tabel daftar tagihan.
Anda juga bisa mengunduh atau mencetak tagihan untuk diberikan secara langsung jika diperlukan.
Pembuatan Tagihan
Pastikan layanan dan tarif telah diatur untuk setiap unitnya di menu Pengaturan Layanan atau Paket Langganan: https://app.portahub.id/setting/tarif/langganan
Form Buat Tagihan
- Klik tombol Aksi, yang terdapat pada halaman utama modul tagihan, pilih Buat Tagihan
Form input tagihan
- Pilih Proyek
- Pilih Unit Properti yang akan dibuat tagihan
- Isi Tanggal tagihan
- Sesuaikan tanggal Jatuh Tempo tagihan
- Pilih opsi On pada bagian Gunakan Deposit, jika tagihan tersebut nantinya akan dibayar langsung melalui saldo deposit
- Anda dapat merubah atau menghapus item tagihan yang terdapat pada tabel Detail Tagihan
- Klik Tambah Baris jika anda ingin menambahkan item detail tagihan
- Klik Tambah Diskon, untuk menambahkan diskon tagihan berdasarkan persentase ataupun nominal.
- Klik Tambah Pajak, untuk menambahkan pajak bersadarkan persentase ataupun nominal.
- Klik Tambah Denda, untuk menambahkan nilai denda tagihan.
- Edit pada bagian Pembulatan, jika ingin menambahkan/merubah nilai pembulatan pada tagihan.
- Klik Simpan untuk memproses penyimpan tagihan.
- Nilai tagihan item tarif layanan pada detail tabel, akan dihitung secara otomatis oleh sistem, pada saat unit properti dipilih.
- Nilai saldo deposit diambil dari saldo deposit unit tersebut.
- Nilai tunggakan diambil dari akumulasi tagihan yang belum terbayar pada periode sebelumnya.
- Nilai pembulatan akan otomatis ditampilkan nilainya, jika opsi Pembulatan di aktifkan pada setting tagihan di menu: https://app.portahub.id/setting/general/setup/tagihan
- Kode unik diambil dari isian atibut data Kode Unik pada modul Unit Properti
Tagihan Masal
Anda dapat membuat tagihan secara masal untuk setiap unit properti pada periode tagihan yang telah diatur sebelumnya.
- Klik tombol Aksi, yang terdapat pada halaman utama modul tagihan, pilih Buat Tagihan Masal
Form daftar tagihan masal
- Pilih proyek properti.
- Pilih interval langganan layanan.
- Pilih bulan yang akan dibuat tagihan.
- Klik Tampil untuk menampilkan data tagihan yang akan dibuat.
- Beri tanda Ceklist pada baris data yang akan dibuat tagihan.
- Klik Buat Tagihan Masal.
Form tanggal tagihan masal
- Isi tanggal tagihan.
- Klik Simpan untuk memproses pembuatan tagihan masal.
- Data yang ditampilkan pada daftar tagihan masal adalah data unit properti yang belum terdapat tagihan pada bulan yang dipilih.
- Unit properti yang belum terhubung dengan paket langganan layanan tidak akan ditampilkan.
Import Tagihan
Fitur import data tagihan digunakan untuk memudahkan anda untuk menginput data tagihan yang sebelumnya pernah ada dan belum terbayar (Outsanding).
Gunakan import data tagihan hanya pada saat awal implementasi, untuk menginput data tagihan yang masih belum terbayar (Outstanding) pada pencatatan tagihan anda sebelumnya.
- Klik tombol Aksi, yang terdapat pada halaman utama modul tagihan, pilih Impor Tagihan
Form import tagihan
- Pilih proyek properti.
- Unduh isian template excel yang nantinya akan diimport.
Template spreedsheet import tagihan
| Kolom | Ketentuan | Keterangan |
|---|---|---|
| Nama Pelanggan | Required | Nama penghuni unit properti |
| Nomor Tagihan | Required, Unik | Penomoran tagihan |
| Tanggal Tagihan | Required | Input dengan format (YYYY-MM-DD) |
| Tanggal Jatuh Tempo | Required | Input dengan format (YYYY-MM-DD) |
| Nama Proyek | Required | Ambil (copy paste) dari sheet ref_proyek, kolom nama |
| Nomor Unit | Required | Ambil (copy paste) dari sheet ref unit & pelanggan, kolom nomor |
| Jenis Tagihan | Required | Ambil (copy paste) dari sheet ref item tarif, kolom nama |
| Harga Satuan | Required, Angka | Nilai tagihan |
| Kuantitas | Required, Angka | Kuantitas tagihan (isi 1 untuk satu bulan) |
| Jenis pajak | Optional | Ambil (copy paste) dari sheet ref pajak, kolom nama |
| Persen pajak | Optional, Angka | Nilai persen pajak |
| Nominal pajak | Optional, Angka | Nilai nominal pajak |
| Jumlah Harga | Required, Angka | Jumlah tagihan |
Penjadwalan Pembuatan Tagihan
Dalam rangka meningkatkan efisiensi kerja dan meminimalkan kesalahan administratif, PortaHub menyediakan fitur penjadwalan otomatis untuk pembuatan tagihan. Fitur ini memungkinkan sistem untuk secara otomatis membuat tagihan bulanan berdasarkan pengaturan yang telah ditentukan sebelumnya oleh admin pengelola estate.
🎯 Tujuan Fitur
- Mengotomatisasi proses penagihan rutin (seperti IPL, air, sampah, keamanan) tanpa perlu input manual setiap bulan.
- Menjamin konsistensi waktu penerbitan tagihan kepada penghuni.
- Mengurangi beban kerja admin dan risiko keterlambatan pembuatan tagihan.
- Memastikan akurasi perhitungan tagihan berdasarkan layanan atau paket yang telah diatur.
⚙️ Cara Kerja Penjadwalan
Fitur ini bekerja berdasarkan pengaturan yang disimpan dalam sistem. Berikut mekanisme umum yang diterapkan:
-
Pengaturan Jadwal
- Admin dapat menentukan jadwal kapan tagihan otomatis akan dibuat, misalnya:
- Setiap tanggal 1 awal bulan
- Tanggal 25 bulan berjalan untuk tagihan bulan depan
- Jadwal ini bisa diatur melalui menu Setting > General > Setup > Tagihan [Tab Pengaturan Umum] Penjadwalan Tagihan
- Admin dapat menentukan jadwal kapan tagihan otomatis akan dibuat, misalnya:
-
Pemilihan Layanan dan Target Unit
- Sistem akan membaca layanan apa saja yang berlaku untuk setiap unit (misalnya IPL per blok, biaya air per meter, dll).
- Tagihan akan dibuat otomatis berdasarkan data layanan dan tarif yang sudah dikonfigurasi sebelumnya.
- Jika terdapat layanan yang berbasis penggunaan (seperti penggunaan air, listrik, dsb), maka sistem akan menghitung berdasarkan input data penggunaan layanan yang ada pada catatan Penggunaan Layanan untuk periode berjalan.
-
Template dan Periode
- Sistem akan menggunakan template periode tagihan yang telah ditentukan, contohnya: “Tagihan Bulan Juli 2025”.
- Periode tagihan ini akan disesuaikan otomatis dengan tanggal saat penjadwalan berjalan.
-
Eksekusi Otomatis oleh Sistem
- Proses ini berjalan menggunakan scheduler (cron job), yang akan mengeksekusi pembuatan tagihan tepat sesuai jadwal.
- Setiap tagihan yang dibuat otomatis akan dapat dilihat pada halaman utama modul tagihan
-
Notifikasi Otomatis
- Setelah tagihan berhasil dibuat, sistem akan otomatis mengirim notifikasi kepada admin pengelola melalui email terkait tagihan baru yang telah berhasil dibuat oleh sistem.